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Chi ha paura dell’ “Uomo ombra”?

Il mio lavoro mi piace perché nelle mie relazioni professionali posso frequentare diverse aziende e intrattenermi con molti interlocutori che appartengono alle differenti funzioni aziendali.

Negli ultimi anni, io ed i miei colleghi, focalizzando la nostra attenzione sui temi dell’innovazione, abbiamo avuto modo di consolidare conoscenze e opportunità di confronto con le persone delle aree IT/ICT.

Questa opportunità ci ha permesso di costruire un panorama ancora più completo delle relazioni interne tra le aree del business e le funzioni IT.

In questo panorama uno dei fenomeni che sta prendendo sempre più forma, sia qualitativamente sia quantitativamente, è quello viene che definito “SHADOW IT” (IT ombra).

Non voglio addentrarmi nelle questioni prettamente tecniche o legate alla sicurezza né vorrei che questo fosse un ulteriore capitolo della “tensione organizzativa” tra il business e l’IT, ma vorrei affrontare il tema dal punto di vista di chi analizza la cultura aziendale delle differenti realtà per supportarne l’impegno e la spinta verso l’innovazione ed il cambiamento.

Potendo quindi avere un punto di vista super partes che va oltre le etichette e le guerre ideologiche aziendali.

Ho maturato la convinzione che il “grado di SHADOW IT” nelle aziende sia un indice che può dirci molto:

  • della cultura della disobbedienza nell’azienda in senso positivo ovvero del non accontentarsi dello status quo;
  • del potenziale di creatività delle persone nel ricercare soluzioni che aumentino l’efficienza delle attività seguite;
  • della curiosità culturale delle risorse al di la del ruolo ricoperto per valorizzare le proprie passioni;
  • dell’integrazione organizzativa tra business e IT nella ricerca dell’efficienza ed efficacia dei processi di execution interna.

Da una recente ricerca della società Frost&Sullivan è emerso che circa l’80% delle persone che lavorano in aziende con più di 1.000 dipendenti usa o compra soluzioni IT senza il coordinamento della propria struttura IT e nella maggioranza dei casi queste soluzioni sono cloud (addirittura)!

Spesso questo fenomeno viene anche descritto come BYOx, acronimo che sta a indicare BRING YOUR OWN (porta il tuo) e dove la x può essere sostituita con:

  • D: device: usate il vostro telefono cellulare o smartphone personale per attività lavorative? Il vostro blackberry è morto e avvertite i colleghi di chiamarvi sulla vostra utenza privata?
  • S: software: avete scaricato qualche programma freemium o in versione test per fare analisi di dati ed elaborazioni statistiche? Qualche soluzione per elaborare immagini e video per  migliorare le vostre presentazioni?
  • H: hardware: preferite usare il Mac anche se in ufficio avete il PC, o viceversa? Avete comprato dei software per uso domestico che ritenete utili utilizzare per il lavoro ma non potete installarli sul PC in ufficio?
  • A: access: usate il vostro personale account di whatsapp per parlare con i colleghi? Utilizzate la vostra mail personale per farvi inviare allegati che per dimensioni la vostra casella del lavoro non accetta?
  • C: cloud: con i colleghi vi scambiate i documenti con Dropbox? Con Google doc? LucidPress?

o semplicemente E: everything.

Ed ho solamente citato alcuni dei casi d’uso che registro regolarmente nelle aziende che conosco direttamente!

Colgo l’occasione per condividere con i colleghi di Ars et Inventio che siamo un’azienda BYOE!

So bene che negli ultimi anni il tema della sensibilità della sicurezza del business e della protezione dei dati da attacchi esterni ha caratterizzato l’attività di molti CIO (Chief information Officer) nelle diverse aziende e che tutto ciò che inizia con BYO scatena immediatamente una reazione avversa e contraria.

Ma le aziende che perseverano nella costruzioni di barriere interne, non solo esterne, all’utilizzo delle soluzioni di innovazione tecnologica stanno cedendo posizioni competitive nei confronti di quelle che incentivano le risorse a trovare e selezionare soluzioni di cui necessita il proprio ruolo.

Non è una sobillazione all’anarchia tecnologica, ma è esperienza personale e professionale.

Esempio: nelle aziende in cui viene vietato l’utilizzo di Dropbox ad un team di lavoro, è matematico che Dropbox continui ad essere usato magari da qualche altro gruppo di colleghi o di funzione aziendale!

Esistono soluzioni che possono rappresentare un utile compromesso, tra le quali l’utilizzo di VPN o la costruzione di Corporate Cloud o soluzioni che rappresentano radicali cambiamenti nella struttura informatica dell’azienda, esempio diventare un’azienda che adotta completamente la soluzione Google Apps for business.

Continuamente si afferma che ogni azienda inevitabilmente stia diventando una “technology company” anzi “digital company”.

SHADOW IT è una naturale estensione di questo perché cambiano i comportamenti e le competenze delle persone che lavorano nelle aziende. Aumenta il grado di presenza di dipendenti e colleghi “tecnologici” o “smanettoni” e questo è un patrimonio per l’azienda non un problema.

La società Gartner prevede che, nel 2015, il 35% delle spese IT delle aziende saranno compiute da risorse che non sono all’interno dell’area IT. PWC ha rappresentato che le aziende indicate come “top performer” presentano più del 50% delle spese IT fuori dall’area IT.

Questo deve portarci a pensare che le aziende che sono preoccupate del fenomeno dello SHADOW IT e delle sue conseguenze sulla sicurezza stanno concentrando l’attenzione sul problema sbagliato.

Occorre esaminare il perché le persone preferiscano utilizzare soluzioni “OUT OF THE IT BOX.”!

Le ricerche ci indicano sempre come motivazione principale “perché sono più semplici da usare” o “perché lo uso tutti i giorni”.

Penso che l’IT debba proprio partire da questo concetto di facilità di utilizzo e apprendimento quotidiano per cercare di non fermare il vento con le mani, come diceva Seneca.

E voi quanto siete “Uomo/Donna Ombra”? Qual è il “grado di SHADOW IT” nella vostra azienda?

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