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Workshop creativi: errori da evitare

Gli ultimi mesi di lavoro hanno visto me e (soprattutto) i miei colleghi di Ars et Inventio impegnati in una serie molto nutrita di workshop creativi con una discreta varietà di clienti. Il workshop creativo è una sessione di lavoro che si può svolgere in una o più giornate e che impegna un gruppo scelto di persone di un’azienda nella generazione e selezione di idee per affrontare una situazione problematica o per impostare una nuova strategia. Dal mio punto di vista, il ricorso ai workshop creativi non può esaurire il concetto di innovazione in un’azienda ma in queste righe vorrei soffermarmi su alcune lezioni sulla loro progettazione e realizzazione che in questo intenso periodo hanno trovato ulteriore conferma (semmai ce ne fosse stato bisogno).

Che cosa vogliamo ottenere con questi workshop creativi?

Come per ogni attività, fissare gli obiettivi in maniera chiara e circoscritta è un presupposto fondamentale. Fare in modo che tutti i partecipanti siano consapevoli (con il dovuto anticipo) dei motivi per i quali sono stati coinvolti e dei risultati attesi da queste sessioni creative definisce un comune punto di partenza. Una comunicazione interna di prework è la forma più semplice per questo genere di condivisione ma l’efficacia è tanto maggiore quanto più il mittente è vicino al top management: occorre dimostrare un commitment di alto livello per accrescere la partecipazione e la convinzione dell’effettiva utilità dell’iniziativa. Sia ben chiaro: il prework aiuta ma non fa miracoli, anche perché spesso si perde in mezzo alle mille urgenze quotidiane. Quello che, invece, aiuta veramente è l’attenzione nella definizione degli obiettivi e del perimetro d’azione. Obiettivi troppo generici portano a spaziare in maniera eccessiva, a prendere derive difficilmente controllabili, a dare tutto per buono, a rilassare ogni tipo di vincolo. Allo stesso modo, obiettivi troppo stringenti risultano in quasi tutti i casi fortemente limitanti per le capacità creative che, sovente, si mettono alla prova per la prima volta proprio in queste occasioni; inoltre, si può diffondere la sensazione che, con contenuti così specifici, sia più utile coinvolgere competenze mirate anziché ambire alla multidisciplinarietà. Trovare un giusto compromesso non è affatto semplice ma consente di focalizzare gli sforzi di tutti i partecipanti, di motivarli e di ottenere risultati che sarà poi più agevole trasformare in progetti concreti.

Non lasciare nulla al caso

La progettazione del workshop comporta il disegno puntuale di ogni singola attività e di ogni elemento di interazione. La sequenza dei passi da affrontare, il materiale e le informazioni che vengono date in input, gli strumenti di lavoro, la forma ed il contenuto atteso negli output devono essere definiti in dettaglio, badando alla coerenza intrinseca, alla semplicità d’uso ed alla capacità di liberare e condurre il flusso del pensiero creativo. Affidare alcuni elementi al caso genera il più delle volte incongruenze che bloccano i meccanismi mentali e provocano sfiducia rispetto a tutto l’impianto del workshop. I facilitatori che presidiano i gruppi di lavoro devono anch’essi garantire coerenza di metodo e di impostazione, applicando le tecniche di creatività in modo molto simile e utilizzando strumenti e format in maniera tale da garantire, poi, una lettura dei risultati la più omogenea possibile. Con questo non voglio dire che non si possano adottare diversi stili di moderazione dei tavoli di discussione, tutt’altro; stimoli proposti in modo diverso arricchiscono la varietà e la qualità dei risultati ma è importante che i passi logici di una tecnica siano gli stessi per tutti i gruppi, così come le modalità di formalizzazione dei risultati intermedi, al fine di rendere realmente proficui i momenti di condivisione che normalmente vengono previsti.

Le fasi di un workshop creativo sono relativamente standardizzate: si comincia con una condivisione degli obiettivi, del perimetro e delle informazioni di input, così che tutte le assunzioni vengano messe a fattor comune. Si procede con un cosiddetto icebreaker, attività ludica e al tempo stesso di riflessione, con la funzione di creare un clima favorevole, rilassato e di preparare alle “stranezze” che si affronteranno in seguito. La fase creativa vera e propria si divide in un momento divergente, di generazione di idee guidata dalle tecniche opportunamente selezionate (in base agli obiettivi e alle caratteristiche dei partecipanti), e convergente, di sintesi e selezione degli spunti di maggior interesse, trasformati in concept. Si conclude con la valutazione dei concept e la promozione di quelli che potranno essere ulteriormente sviluppati e testati. Rispettare una sequenza logica di questo tipo permette di creare un percorso che le persone seguono con facilità e di cui apprezzano i risultati al termine di una giornata intensa ma anche produttiva e, perché no, divertente.

Chi, come, dove, quando

La scelta dei partecipanti è probabilmente quella che comporta il più alto rischio di errori. Di norma, si cerca di ottenere eterogeneità in termini di funzioni di provenienza, genere, anzianità anagrafica e di azienda, esperienze pregresse. La gerarchia può essere una complicazione: mettere in uno stesso gruppo un responsabile e i suoi riporti generalmente non produce buoni risultati, per quanto possano essere amichevoli i rapporti interpersonali. Squadre miste, gerarchicamente omogenee e con competenze di varia natura, invece, sono in grado di sollecitarsi vicendevolmente, ampliando gli orizzonti di ogni persona che ne fa parte. Il capitolo dei contributi esterni all’azienda merita una trattazione a parte che affronterò in uno dei prossimi articoli. Ovviamente, è necessario che vengano coinvolte risorse per loro natura proattive, aperte al confronto, capaci di interagire senza prevaricare. Anche nel dividerle in gruppi occorre fare attenzione alla compatibilità di caratteri ma è ancora più importante fare in modo che tutti i gruppi siano ugualmente animati e vivaci: i facilitatori possono dare il loro contributo ma oltre certi limiti è impossibile andare. Ma quanti devono essere questi partecipanti? Si dice che fino a 40 sono gestibili. In realtà, dipende da una serie di fattori. Innanzi tutto, da quanti di quelli che rispondono alle caratteristiche viste sopra si possono contemporaneamente liberare nello stesso giorno. Incrociare le agende presenta delle difficoltà che crescono esponenzialmente col numero delle risorse coinvolte. Altro elemento fortemente condizionante è lo spazio a disposizione. La location è  un fattore che può condizionare pesantemente i risultati: è convinzione comune che le attività creative dovrebbero svolgersi in luoghi ben distinti da dove si svolgono quelle ordinarie. Noi di Ars et Inventio notiamo la differenza tra i workshop creativi condotti nelle sedi dei nostri clienti e quelli realizzati in SPIN: nel nostro spazio di co-thinking è più facile staccare dal lavoro di tutti i giorni e immergersi in qualcosa di nuovo e diverso, con più leggerezza e meno vincoli. Questo non significa che i risultati siano automaticamente migliori ma è la premessa per allentare i freni della consuetudine, per provare a lavorare in una maniera completamente diversa e, magari, per generare idee più originali. Per quanto belli siano, però, gli spazi esterni sono comunque limitati ed è opportuno che il numero di partecipanti sia tale da poter essere facilmente gestito, senza reciproche interferenze, disturbi e distrazioni.

Non c’è workshop creativo che si rispetti senza un minimo di regole. Ecco, ne servono veramente poche ma chiare e tassative. Le più importanti sono queste due: il rispetto dei tempi per ogni attività e la censura di qualsiasi atteggiamento negativo (non espressamente previsto dalle tecniche utilizzate). Trascinare le attività (soprattutto quando diventa consuetudine) provoca una calo di tensione e di attenzione che, inevitabilmente, minaccia la qualità dei risultati. Inoltre, se la scaletta è serrata, il rischio di non completare il programma della giornata può compromettere tutte le attività successive. Sull’altro fronte, occorre prevenire le obiezioni canoniche (“non si può fare”, “noi abbiamo sempre fatto così” e simili) che sono un fortissimo deterrente alla generazione di idee innovative.

Un aspetto che merita particolare attenzione è l’utilizzo di modelli per la formalizzazione degli output. E’ importante che siano di immediata e, possibilmente, univoca interpretazione, affinché la loro compilazione non sia percepita come un ostacolo alla creatività. Al tempo stesso, però, devono sollecitare ad una riflessione rispetto ad alcuni parametri rilevanti per l’obiettivo da conseguire. Gli output di ogni fase o attività devono far parte di un flusso logico in cui ciascuno alimenta il successivo e portano tutti al risultato atteso. Salti logici e passaggi non giustificati creano disagio e sfiducia nell’efficacia del lavoro.

Non tutti i momenti sono buoni per i workshop creativi. Sarebbe meglio pensarci con dovuto anticipo rispetto a importanti scadenze note e forse lo stato di emergenza non è favorevole a questo tipo di attività. Probabilmente, la programmazione periodica e strutturata, inserita in uno specifico processo, è la modalità più indicata per ottenere risultati di qualità sui quali investire anche nel medio e lungo termine.

E dopo il workshop?

Di un workshop creativo non si butta nulla. Tutte le idee, tutti gli spunti vanno raccolti e organizzati in un documento che deve circolare tra i partecipanti e tra coloro che sono direttamente e indirettamente interessati ai risultati raggiunti. Si tratta di un’occasione per far fermentare le idee progettuali, arricchirle potenzialmente di nuovi dettagli, valutazioni di appeal e stime di fattibilità tecnica, finanziaria, organizzativa e legale (una piattaforma di idea management semplifica ed estende questo tipo di approfondimenti). Grazie a questi affinamenti, i progetti a più alto potenziale possono entrare nel portafoglio di innovazione ed essere testati, magari con il contributo di chi ha partecipato a generarli. Trascurare questa attività significa il più delle volte condannare al dimenticatoio molte delle idee selezionate e, cosa forse ancor più dannosa, trasmettere l’idea che gli sforzi profusi per fare innovazione sono fondamentalmente tempo perso.

E voi, come realizzate i vostri workshop creativi?

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